Wat is een Standard Operating Procedure (SOP) en hoe stelt u er een samen?

Als u wilt dat alles binnen uw bedrijf op rolletjes verloopt, dan kunt u het beste een Standard Operating Procedure document samenstellen. Hierin staat alles wat er nodig is om bepaalde taken te verrichten en om een efficiënte workflow te creëren. Maar wat houdt het verder allemaal in? En hoe stelt u zo een document nu precies samen? Hieronder vindt u meer informatie.

De definitie

In het kort uitgelegd, is een Standard Operating Procedure een document waarin alle technische handelingen stap voor stap staan uitgelegd. Hiermee kunnen werknemers dus snel en gemakkelijk zien wat ze precies moeten doen om hun taak goed en veilig uit te voeren. Zo kunt u een SOP maken voor onderhoudspersoneel dat onderhoud moet verrichten bij een bepaalde machine. Deze taak kan erg repetitief worden, waardoor het makkelijk is om bepaalde handelingen te vergeten. Door te kijken naar het document, kunnen werknemers stap voor stap de juiste handelingen verrichten.

Waarom u het zou moeten gebruiken

Niet ieder bedrijf maakt echter gebruik van de Standard Operating Procedure, maar dat zou wel moeten. Het systeem heeft namelijk meerdere voordelen voor een bedrijf. Zo zal u meer consistentie kunnen verwachten van uw werknemers, aangezien iedereen hetzelfde doet en daar zo weinig mogelijk van afwijkt. Daarnaast maakt u het makkelijker voor werknemers om hun taken te doen, waardoor niet alleen werknemersmoraal wordt verhoogd, maar ook de efficiëntie van uw bedrijf. Dit komt omdat er veel minder fouten worden gemaakt, die u duur kunnen komen te staan.

Hoe stelt u een SOP document op

Een paar dingen die u in een document kunt zetten, zijn: een begrippenlijst, waarin bepaalde vaktermen of afkortingen worden uitgelegd, zodat hierover geen verwarring kan ontstaan; een stappenlijst, waarin wordt uitgelegd hoe een bepaalde handeling moet worden gedaan; een checklijst, wat misschien makkelijker is dan een stappenlijst als er veel stappen inbegrepen zijn.